Die Digitalisierung verändert das Handwerk grundlegend. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bietet sie enorme Chancen, Personalprozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Doch wo sollte man beginnen, um mehr Struktur in den Betrieb zu bringen? Welche Stolperfallen lauern, und was darf man nicht außer Acht lassen? Dieser Artikel beleuchtet die drei wichtigsten Einstiegspunkions, häufige Herausforderungen und praktische Beispiele, die Handwerksbetriebe inspirieren können.
Die Digitalisierung von Personalprozessen ist für Handwerksbetriebe eine Notwendigkeit, um administrativen Aufwand zu reduzieren und den Fachkräftemangel zu bewältigen. Laut einer Studie von Bitkom nutzen 68% der Handwerksbetriebe digitale Technologien, und 77% sehen darin eine Chance für ihren Betrieb (Bitkom, 2022). Besonders KMU mit begrenzten Ressourcen profitieren von digitalen Lösungen, die Zeit sparen und Prozesse vereinfachen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Handwerksbetriebe die Digitalisierung pragmatisch angehen können.
Die Digitalisierung sollte schrittweise und pragmatisch angegangen werden. Die folgenden drei Bereiche bieten sich als Ausgangspunkte an, da sie unmittelbare Vorteile bringen und gut umsetzbar sind:
Im Handwerk arbeiten viele Mitarbeiter im Außendienst, was die Erfassung von Arbeitszeiten erschwert. Digitale Zeiterfassungssysteme ermöglichen es, Arbeitsstunden in Echtzeit per Smartphone oder Tablet zu erfassen und automatisch mit der Lohnabrechnung zu verknüpfen. Dies reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt für Transparenz.
Die zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Verträgen und Dokumenten in einer digitalen Personalakte verbessert die Übersichtlichkeit und Nachverfolgbarkeit. Cloud-basierte Lösnngen ermöglichen den Zugriff von überall und erleichtern die Zusammenarbeit im Team, was besonders für Handwerksbetriebe mit begrenzten administrativen Ressourcen nützlich ist.
Der Fachkräftemangel ist im Handwerk eine große Herausforderung. Digitale Tools können den Rekrutierungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Einarbeitung optimieren. Online-Plattformen ermöglichen es, Stellenanzeigen effizient zu veröffentlichen, Bewerbungen zu sichten und virtuelle Vorstellungsgespräche zu führen. Digitales Onboarding erleichtert die Integration neuer Mitarbeiter durch strukturierte Prozesse.
Die Digitalisierung birgt Risiken, die Handwerksbetriebe vermeiden sollten. Die folgenden Stolperfallen wurden identifiziert, zusammen mit Lösungen, um sie zu umgehen:
| Stolperfalle | Beschreibung | Lösung |
|---|---|---|
| Mangelnde Schulung | Ohne Schulungen können Mitarbeiter digitale Tools nicht effektiv nutzen, was zu Frustration führt, besonders bei älteren Mitarbeitern. | Regelmäßige Schulungen und offener Dialog über Vorteile, z. B. durch Workshops mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk (Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk, o. J.). |
| Datensicherheit | Digitale Systeme sind anfällig für Cyberangriffe und Datenlecks, besonders ohne IT-Team. | DSGVO-konforme Software wählen, regelmäßige Updates und Datenschutzschulungen durchführen (Bitkom, 2022). |
| Zu komplexe Software | Komplexe Systeme überfordern KMU ohne technisches Know-how. | Benutzerfreundliche, cloud-basierte Lösungen wie HERO oder pds Software nutzen (INQA.de, o. J.). |
| Fehlende Kommunikation | Widerstand entsteht, wenn Mitarbeiter die Vorteile nicht verstehen, besonders bei traditionellen Arbeitsweisen. | Klare Kommunikation der Vorteile (z. B. Zeitersparnis) und frühe Einbindung der Mitarbeiter (Horizont Handwerk, 2022). |
Um die Digitalisierung erfolgreich zu gestalten, sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
Die Digitalisierung im Handwerk ist bereits in vollem Gange. Hier sind konkrete Beispiele, wie Handwerksbetriebe von der Digitalisierung profitieren:
Die Digitalisierung von Personalprozessen ist für Handwerksbetriebe eine Chance, effizienter zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch den Einstieg mit digitaler Zeiterfassung, digitalen Personalakten und digitalem Recruiting können KMU schnell spürbare Vorteile erzielen. Wichtig ist, Stolperfallen wie mangelnde Schulungen, Datensicherheitsrisiken und zu komplexe Software zu vermeiden. Mit benutzerfreundlichen Tools, Mitarbeiterbeteiligung und einem schrittweisen Vorgehen steht einer erfolgreichen Digitalisierung nichts im Wege. Nutzen Sie die Unterstützung von Institutionen wie dem Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk, um Ihren Betrieb fit für die Zukunft zu machen.